¿Sabe cuánto tiempo debe guardar sus papeles personales?
Recibos de alquiler, contratos de seguro, contratos de préstamo para vivienda, talones de cheques, decretos de divorcio, facturas de electricidad, nóminas… hay muchos documentos de la vida cotidiana. Su período de retención legal varía según la naturaleza del documento. Aquí hay algunos recordatorios de los límites de tiempo para cada tipo de documento.
La finalidad de la conservación de los documentos personales es demostrar la existencia de un derecho o el respeto de una obligación. Los períodos de retención varían según la naturaleza de los documentos. Algunos documentos administrativos deben conservarse de por vida, otros tienen períodos de retención más cortos previstos por los reglamentos.
Período de retención de documentos relacionados con su situación familiar
En la mayoría de los casos, los documentos relacionados con los asuntos familiares deben conservarse de forma permanente.
Registros de estado civil (copias completas y extractos),
Sentencias de divorcio o de adopción, contratos matrimoniales (documentos relativos a los bienes aportados o adquiridos durante el matrimonio a título de donación o legado),
Libros de familia y diplomas.
Período de retención de papel relacionado con su seguro
En materia de seguros, los recibos, las notificaciones de vencimiento, las cartas de cancelación deben conservarse durante 2 años a partir de la fecha del documento, así como el contrato de seguro.
Los contratos de seguro de vida deben ser conservados durante 10 años, por el beneficiario del seguro, tan pronto como tenga conocimiento del contrato.
Como podemos ver la custodia de documentos y más para las empresas, es muy importante, los documentos debe guardarse cierto tiempo, y muchas empresas no disponen de los archivos y la organización necesaria para hacer el procedimiento.
Cadena de custodia de documentos
Conozca la cadena de custodia y su relación con el almacenamiento de documentos. El almacenamiento de documentos, ya sea físico o electrónico, puede ser un gran activo para muchas empresas, ya que puede ahorrarle a una compañía dinero y espacio, así como evitar cualquier filtración de datos.
Sin embargo, para ciertas industrias, el almacenamiento de documentos es increíblemente importante debido a la cadena de custodia.
¿Qué es exactamente la cadena de custodia y por qué es importante?
Primero, definamos lo que significa tener la custodia de un documento. Una persona tiene la custodia de un documento cuando está en posesión física del mismo o cuando está en el sitio visual del documento físicamente poseído.
Esencialmente, si tocas o miras el documento, tienes la custodia del mismo. Una persona también tiene la custodia de un documento cuando los registros se mantienen en su posesión física.
Esto significa que si almacena o guarda bajo llave los registros, tiene la custodia sobre ellos.
Ahora que la custodia ha sido definida, es fácil deducir lo que significa la cadena de custodia. En pocas palabras: cada vez que alguien toca, mira o almacena un documento, la empresa debe mantener un registro de dicha actividad.
Una cadena de custodia, es cualquier sistema que mantiene un registro del paradero de un documento. Obviamente, esta documentación es más pertinente en ciertos campos que en otros – específicamente, la ley, el gobierno y las industrias de seguros.
Almacenamiento de documentos y cadena de custodia
El almacenamiento de documentos, es una excelente manera de asegurar que la cadena de custodia nunca se rompa, pero también es importante comprobar que la empresa de gestión de registros con la que decida almacenar sus documentos sea fiable y segura. Hay pasos que todas las empresas de almacenamiento de documentos fiables deben seguir:
Crear un sistema de gestión de registros con la compañía de almacenamiento
Gestión de registros
Un paso fundamental que una empresa de almacenamiento seguro de documentos tomará para garantizar la cadena de custodia de sus documentos es trabajar con su empresa para crear un sistema de gestión de registros. El plan debe esbozar:
- Quién tiene acceso a los documentos
- Cómo se debe acceder a los documentos o almacenarlos
- Un método para identificar cada documento a medida que se almacena o se recibe
Es importante que su empresa y la compañía de almacenamiento de registros creen un plan que equilibre su necesidad de tener acceso a sus documentos bien también manteniendo sus documentos seguros. Sus empleados no deben tener que luchar para encontrar documentos relevantes.
Crear un registro de la cadena de custodia
Otro paso clave que dará una empresa de almacenamiento seguro, es establecer un registro o sistema que registre cuándo se almacena, recupera o traslada un documento.
Cada vez que alguien tiene la custodia de un documento, se debe hacer una anotación en el registro para asegurar que la cadena de custodia no se rompa. Cada anotación debe incluir:
Nombre de la persona que accede al documento
Fecha, hora y lugar de acceso
Nombre del empleado de almacenamiento de documentos que ayudó – si es aplicable
Descripción del documento al que se ha accedido y de los datos obtenidos
Esta no es una lista restrictiva, su negocio puede requerir información adicional dependiendo de las necesidades de su industria. En última instancia, es un deber para la seguridad de su negocio que usted mantenga algún tipo de registro de la cadena de custodia.
Revise las políticas de la compañía de almacenamiento de registros para asegurarse de que no rompen la cadena de custodia
La empresa de custodia documental que elija, probablemente le ayudará a transportar los documentos de su oficina a su almacén. Durante el proceso de la mudanza, es fundamental que los empleados de la empresa de almacenamiento no tengan la custodia de sus registros en ningún momento.
Es responsabilidad de la compañía de almacenamiento de documentos establecer una política y directrices específicas sobre cómo sus empleados deben manejar los documentos. En ningún momento un empleado debe entrar en contacto físico o visual con los documentos o de lo contrario se corre el riesgo de que se produzca un fallo en la cadena de custodia.
¿Qué tal algunos ejemplos del mundo real?
Tecnología de de informática en la nube
La cadena de custodia es crítica para todos los negocios pero puede tener un gran impacto en industrias específicas. Centrémonos en tres campos – ley, gobierno y seguros – que se ocupan de la cadena de custodia de forma regular:
En el derecho
Para ganar un caso, los abogados tanto de la fiscalía como de la defensa necesitan tener evidencia que se sostenga en la corte. Por lo tanto, mantener una cadena de custodia para todos los documentos, video y otros medios electrónicos es crítico para cualquier persona en esa industria. Numerosos casos judiciales se han perdido debido al fracaso de la cadena de custodia.
La gestión de registros es crucial para cualquier agencia gubernamental, no importa cuán grande o pequeña sea, para mantener la cadena de custodia.
Nuestra empresa te ofrece toda la información y los servicios necesarios para que tu compañía este segura, y tenga toda la documentación que deba tener custodiada, segura y siempre disponible.
